Verwaltungsrat

Dem Verwaltungsrat obliegt die Oberaufsicht über die mit der Ge­schäftsführung betrauten Personen der Gruppe. Er legt die stra­tegischen Ziele sowie die organisatorischen und finanzplanerischen Richtlinien für der Gruppe fest.

In Übereinstimmung mit den Statuten besteht der Verwaltungsrat der Comet Holding AG aus mindestens fünf Mitgliedern. Die Zusammensetzung gewährleistet die Effektivität des Verwaltungsrats. Mitglieder des Verwaltungsrats sind unabhängig im Denken und entschlossen, im Team zusammenzuarbeiten, mit klarem Fokus auf die Interessen der Gesellschaft und die bedeutenden Interessengruppen. Der Verwaltungsrat schlägt nicht exekutive und unabhängige Mitglieder, im Sinne der Definition des Swiss Code of Best Practice for Corporate Governance, für die Wahlen durch die Generalversammlung als Mitglieder des Nomination- und Compensation-Committee vor.

Zusammensetzung des Verwaltungsrats der Comet Holding AG

Dem Verwaltungsrat der Comet Holding AG gehören am 31. Dezem­ber 2021 folgende fünf Mitglieder an:

Sekretärin des Verwaltungsrats (Nichtmitglied): Ines Najorka, Vice President Global Communications (seit 2010).

Ergänzende Informationen zu den Mitgliedern des Verwaltungsrats

Nachfolgend werden die Ausbildung sowie der berufliche Hintergrund, mit den wesentlichen Stationen des bisherigen Werdegangs, und die ak­tuelle berufliche Tätigkeit der einzelnen Mitglieder des Verwaltungsrats aufgeführt. Falls hinter Ortsangaben keine Länderbezeichnung folgt, betrifft die Ortsangabe die Schweiz. 

Heinz Kundert

(1952, Schweizer)

Ausbildung

Bachelor Technisches Industrie Management (ITA), Zürich/Bachelor Business Management (HSG), St. Gallen

Beruflicher Hintergrund

1981 bis 1991 Regional Director Asia Balzers AG/1991 bis 1999 Division Manager Semiconductor and Data Storage Balzers AG/1999 bis 2002 COO Oerlikon-Bührle/2002 bis 2004 CEO Unaxis AG/2005 bis 2015 VP SEMI Intl. USA und President SEMI Europe/2015 bis 2018 CEO VAT Group

Gian-Luca Bona

(1957, Schweizer)

Ausbildung

Physikstudium (ETH Zürich)/dipl. Phys. (ETH Zürich)/Doktorat in Physik, Dr. sc. nat. (ETH Zürich)

Beruflicher Hintergrund

1987 bis 2002 IBM-Forschungslabor, Rüschlikon/2002 IBM Watson Research Center, NY, USA/2003 bis 2004 Forschungsleiter Photonic Networks, IBM-Forschungslabor, Rüschlikon/2004 bis 2008 Forschungsleiter Science and Technology, IBM Almaden Research Center, San Jose, Kalifornien, USA/2008 bis 2009 Direktor Tape Storage Solutions IBM Tucson, Arizona, USA/seit September 2009 Direktor Empa, Prof. für Photonik ETH, Zürich und EPF, Lausanne

Mariel Hoch

(1973, Schweizerin und Deutsche)

Ausbildung

Zugelassen als Rechtsanwältin in Zürich 2005/
Dr. iur und Lic. iur (Universität Zürich)

Beruflicher Hintergrund

Partnerin in der Anwaltskanzlei Bär & Karrer AG, Zürich

Patrick Jany

(1968, Deutscher)

Ausbildung

Business Administration (École Supérieure de Commerce de Paris, Frankreich)

Beruflicher Hintergrund

1990 bis 2006 verschiedene Positionen bei Sandoz, später Clariant, einschliesslich CFO für die Region ASEAN, Leiter der Länderorganisation Clariant Mexiko und Leiter Corporate Development/2006 bis 2020 CFO und Mitglied des Executive Committee der Clariant AG/seit Mai 2020 EVP und CFO bei A.P. Moller – Maersk A/S, Dänemark

Tosja Zywietz

(1971, Deutscher)

Ausbildung

Dr. rer. nat. Doktorat in Physik vom Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin, Deutschland/Dipl. Master in Physik der Universität Göttingen, Deutschland

Beruflicher Hintergrund

Seit 2020 Vorstandsmitglied für den Bereich Production, Procurement and Quality der Sick AG, Deutschland/2009 bis 2019 Chief Strategy Officer und später CEO, Rosenberg Hochfrequenztechnik GmbH & Co. KG, Deutschland/ 2002 bis 2009 Gründer, Besitzer und Direktor, Biosigna GmBH, Institut für Biosignalverarbeitung und Analyse, Deutschland/ 2003 bis 2004 Projektleiter, Boston Consulting Group UK LLP/ 2001 bis 2003 Consultant im Bereich Health Care, Information Technology and Financial Services der Boston Consulting Group GmbH

Operative Führungsaufgaben

Mit Ausnahme von Heinz Kundert (CEO a. i. im Zeitraum 21. Juni 2019 bis 31. August 2020), hat in den drei vorangegangenen Berichtsperioden kein anderes Mitglied des Verwaltungsrats operative Führungsaufgaben bei der Comet Holding AG oder einer Tochtergesellschaft übernommen.

Offenlegung potenzieller Interessenkonflikte

Kein Mitglied des Verwaltungsrats hat wesentliche Geschäftsbeziehungen mit der Comet Holding AG oder einer Tochtergesellschaft. Mögliche resp. drohende Interessenkonflikte melden die Mitglieder des Verwaltungsrats umgehend an den Verwaltungsratspräsidenten.

Weitere Tätigkeiten und Interessenbindungen

Die von der Generalversammlung ge­nehmigten Statuten, in Übereinstimmung mit den Vorgaben gemäss VegüV, regeln in Art. 27 die Anzahl der zulässigen exter­nen Mandate für Mitglieder des Verwaltungsrats wie folgt:

• Die Mitglieder des Verwaltungsrats dürfen nicht mehr als fünf weitere Mandate in börsenkotierten und nicht mehr als sieben weitere Mandate in nicht börsenkotierten Unternehmen ausüben.
• Mandate in Vereinen, gemeinnützigen Stiftungen, Familienstiftungen sowie Personalvorsorgestiftungen sind für Mitglieder des Verwaltungsrats auf zehn Mandate begrenzt.
• Mandate in Unternehmen, die durch die Gesellschaft kontrolliert werden, oder ein Mandat, das die Gesellschaft kontrolliert, unterliegen keiner Beschränkung.

Im Geschäftsjahr 2020 sowie 2021 hat kein Mitglied des Verwaltungsrat die zulässige Anzahl externer Mandate überschritten. Die Mitglieder des Verwaltungsrats üben zum Stichtag am 31. Dezember 2021 die nachfolgenden weiteren Tätigkeiten in Führungs- und Aufsichtsgremien bedeutender schweize­rischer und ausländischer Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des privaten und öffentlichen Rechts aus:

Heinz Kundert

VR-Vizepräsident, VAT Group, Haag SG/VR-Mitglied, Variosystems AG, Steinach/VR-Präsident, VT5 Acquisition Company AG, Pfäffikon

Gian-Luca Bona

VR-Mitglied, Bobst Group SA, Mex/VR-Mitglied, Switzerland Innovation Park Ost AG, St. Gallen/Mitglied Stiftungsrat, Technopark Zürich Foundation/Mitglied ETH-Rat/Präsident glaTec, Technologie­förderverein Dübendorf/Mitglied Stiftungsrat, Innovationspark, Zürich/Mit­glied des Kuratoriums Bundesanstalt für Materialien BAM, Berlin, Deutschland

Mariel Hoch

VR-Mitglied (Mitglied des Audit und Risk Committee und des Compensati­on Committee), SIG Combibloc Group AG, Neuhausen am Rheinfall/VR-Mitglied (Mitglied des Audit Committee), Komax Holding AG/VR-Mitglied, MEXAB AG/Mitglied Stiftungsrat, The Schörling Founda­tion, Luzern/Mitglied Stiftungsrat, Law & Economics Foundation, St. Gallen/Mitglied Stiftungsrat, Irene M. Staehelin Stiftung, Zürich

Tosja Zywietz

VR-Mitglied, Alupak AG, Belp/VR-Präsident, Wiferion GmbH, Freiburg, Deutschland

Wahl und Amtszeit

Die Mitglieder des Verwaltungsrats werden von der Generalversammlung für jeweils ein Jahr gewählt. Die Mitglieder des Verwaltungsrats werden anlässlich ihrer Wahl bzw. Wie­derwahl jeweils einzeln gewählt. Die Generalversammlung wählt zudem ein Mitglied des Verwaltungsrats zu dessen Präsidenten und wählt auch die Mit­glieder des Vergütungsausschusses.

Die Amtsdauer endet mit dem Abschluss der nächsten ordentlichen Generalversammlung. Die Wiederwahl ist möglich. Erfolgen während der Amtsdauer Ersatz- oder Ergänzungswahlen, vollenden die Neuge­wählten die laufende Amtsdauer.

Die Statuten entsprechen den gesetzlichen Bestimmungen der VegüV.

Interne Organisation

Vorbehaltlich der Wahl des Präsidenten des Verwaltungsrats und der Mitglieder des Vergütungsausschusses durch die Generalversammlung, konstituiert sich der Verwaltungsrat anlässlich seiner ersten Sitzung nach der Wahl oder Wiederwahl durch die Generalversammlung selbst. Er bezeichnet seinen Vizepräsidenten, die Mitglieder der übrigen Ver­waltungsratsausschüsse sowie den Sekretär. Der Sekretär muss nicht Mitglied des Verwaltungsrats sein.

Der Präsident des Verwaltungsrats hat die nachfolgenden Pflichten und Befugnisse:

• Leitet die Generalversammlung
• Beruft die Sitzungen ein und erarbeitet die Besprechungsagenda
• Überwacht, stellt die Umsetzung sicher und implementiert die Entscheidungen des Verwaltungsrates
• Stellt unverzüglich den Informationsfluss zu den Mitgliedern des Verwaltungsrat bei ausserordentlichen Ereignissen sicher
• Stellt sicher, dass dringende Geschäfte im vorgegebenen zeitlichen Rahmen umgesetzt werden
• Tauscht sich mit der Geschäftsleitung der Gruppe aus
• Überwacht die Umsetzung von vom Verwaltungsrat beschlossenen Massnahmen
• Sichert die Interessen der Gruppe durch geeignete Massnahmen
• Vertritt den Verwaltungsrat intern und extern

Der Vizepräsident übernimmt die Pflichten und Befugnisse vom Präsidenten in dessen Abwesenheit. Die Vorsitzenden der verschiedenen Ausschüsse leiten diese und stellen die Berichterstattung an den Gesamtverwaltungsrat sicher. 

Der Verwaltungsrat versammelt sich auf Einladung des Vorsitzenden, so oft es die Geschäfte erfordern oder wenn ein Mitglied dies schriftlich unter Angabe des Zwecks ver­langt. Der Verwaltungsrat ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist. Er fasst seine Beschlüsse und vollzieht seine Wahlen mit der absoluten Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit hat der Vorsitzende den Stichentscheid.

Beschlüsse über einen gestellten An­trag können auch in schriftlicher Form erfolgen, wenn kein Mitglied die­sem Verfahren widerspricht. Über die Verhandlungen und die Beschlüs­se wird ein Protokoll geführt, das der Vorsitzende und der Sekretär un­terzeichnen. Das Protokoll wird dem Verwaltungsrat an der nächsten Sitzung zur Genehmigung vorgelegt. 

Arbeitsweise des Gesamtverwaltungsrats

Im Geschäftsjahr fanden acht ordentliche Sitzungen des Gesamtver­waltungsrats statt, dazu mehrere Telefonkonferenzen. Zusätzlich fanden mehrere Sitzungen der Verwaltungsratsausschüsse statt. Nachfolgend eine Übersicht über die Sitzungen des Verwaltungsrats und der teilnehmen­den Mitglieder.

In der Berichtsperiode fanden bis April 2021 alle Sitzungen virtuell statt. Zwischen April und November 2021 wurden alle Sitzungen physisch abgehalten. Im Dezember 2021 fanden die Sitzungen erneut virtuell statt. 

Der Verwaltungsrat wird an seinen Sitzungen regelmässig und bei Be­darf ad hoc durch den CEO und den CFO über den Geschäftsverlauf orientiert. Weitere Mitglieder der Geschäftsleitung, des Kaders oder Fachspezialisten der Gruppe werden regelmässig zu Sitzungen des Verwaltungsrats eingeladen, um über besondere Projekte in ihren Bereichen zu informieren. Zusätzlich werden nach Bedarf externe Fach­spezialisten zur Behandlung spezifischer Themen beigezogen. Monat­lich erfolgt eine schriftliche Finanzberichterstattung an den Verwal­tungsrat über den aktuellen Geschäftsverlauf.

Verwaltungsratsausschüsse

Im Geschäftsjahr 2021 waren die einzelnen Verwaltungsratsausschüs­se (Committees) wie folgt zusammengesetzt:

Die Mitglieder des Vergütungs­ausschusses (Nomination & Compensation Committee, NCC) werden jährlich neu von der ordentlichen Generalversammlung gewählt. Die Mitglieder der anderen Ausschüsse werden jeweils für eine Amtsdauer von einem Jahr aus der Mitte des Verwaltungsrats gewählt. Jeder Ausschuss setzt sich im Normalfall aus mindestens zwei Mitglie­dern des Verwaltungsrats zusammen und trifft sich normalerweise mindestens zweimal pro Jahr bzw. so ­oft es die Geschäfte erfordern.

Den Ausschüssen kommt primär die Aufgabe zu, für den Gesamtver­waltungsrat in speziellen Fachgebieten Entscheidungsgrundlagen zu erarbeiten. Der Gesamtverwaltungsrat wird über die Tätigkeit der ein­zelnen Ausschüsse an den ordentlichen Sitzungen oder nach Bedarf in­formiert. Die Rapportierung erfolgt entweder mündlich oder schriftlich, je nach Bedarf. Die Gesamtverantwortung für die an Ausschüsse übertrage­nen Aufgaben bleibt beim Gesamtverwaltungsrat, der in corpore über sämtliche Anträge entscheidet.

Nomination & Compensation Committee

Der Vergütungsausschuss besteht aus zwei Mitgliedern des Verwaltungsrats, die jährlich von der ordentlichen Generalversammlung ge­wählt werden. Die Amtsdauer beträgt ein Jahr. Die Wiederwahl ist möglich. Der Ausschuss bereitet alle relevanten Traktanden in den Bereichen Ernennung und Entschädigungen in Bezug auf die Mitglieder des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung vor. Der Ausschuss selber trifft keine Entscheidungen, bereitet jedoch Anträge an den Gesamtverwaltungsrat vor. Der Ausschuss behandelt insbesondere folgende Aufgaben, zudem können bei Bedarf dem Ausschuss weitere Aufgaben zugewiesen werden.

• Er befasst sich mit dem Vergütungsreglement sowie der Vergütungspolitik des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung sowie der Vergütungsstruktur der Comet Group.
• Er erstellt den Vorschlag für den Vergütungsbericht und unterstützt den Verwaltungsrat bei der Vorbereitung der Anträge an die Generalversammlung zur Genehmigung der Vergütungen.
  
• Er erarbeitet Vorschläge für Richtlinien zur Entschädigung der Mitglieder des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung.
  
• Er überprüft Pläne zur Mitarbeiteraktienbeteiligung und macht gegebenenfalls Anpassungsvorschläge.
• Er ist für das Vorschlagen neuer Mitglieder des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung zuständig.
• Er unterstützt den CEO bei der Evaluation von Kandidaten für die Geschäftsleitung.

Im Geschäftsjahr 2021 hat sich der Vergütungsausschuss unter anderem den nachfolgenden Entschädigungs- und Ernennungsfragen im Auftrag des Verwaltungsrats angenommen:

• Identifizieren, evaluieren und empfehlen von möglichen Kandidaten für den Verwaltungsrat, basierend auf im Voraus definierten Kriterien, und Empfehlung an den Gesamtverwaltungsrat hinsichtlich der Wahl resp. Wiederwahl anlässlich der Generalversammlung
• Identifizieren und evaluieren von möglichen Kandidaten als Geschäftsleitungsmitglieder, basierend auf im Voraus definierten Kriterien, und Empfehlungen an den Gesamtverwaltungsrat
• Prüfung der Nachfolgeplanung und der Liste mit möglichen Stellvertretungen bei Ausfällen in der Geschäftsleitung und Erarbeitung von entsprechenden Vorschlägen für den Gesamtverwaltungsrat
• Empfehlung für die Genehmigung des Vergütungsberichts an den Gesamtverwaltungsrat

Im Geschäftsjahr 2021 hat der Vergütungsausschuss insgesamt sieben Sitzungen abgehalten, wobei an allen Sitzungen beide Mitglieder sowie Luigi Cornacchia, Global Head of HR in der Funktion als Sekretär, teilgenommen haben. In beratender Funktion haben auch der Verwaltungsratspräsident sowie der CEO teilgenommen. Dem Vergütungsausschuss steht es frei, bei Bedarf weitere Mitglieder des Verwaltungsrats, Mitglieder der Geschäftsleitung oder Spezialisten einzuladen. Jedoch dürfen Mitglieder der Geschäftsleitung nicht an Sitzungen betreffend Vergütungsfragen teilnehmen und haben auch kein Mitspracherecht. Der Vergütungsausschuss rapportiert dem Gesamtverwaltungsrat über die Aktivitäten und unterbreitet die erarbeiteten Vorschläge und Empfehlungen. Sitzungsprotokolle werden erstellt und vom vorsitzenden Mitglied sowie dem Sekretär unterzeichnet. Sobald die Sitzungsprotokolle unt­erzeichnet sind, werden diese mit allen Mitgliedern des Verwaltungsrats geteilt.

Audit Committee

Dieser Ausschuss unterstützt den Gesamtverwaltungsrat bei der Be­aufsichtigung des Rechnungswesens und der Finanzberichterstattung sowie bei der Kontrolle betreffend Einhaltung rechtlicher Vorschrif­ten. Der Ausschuss behandelt insbesondere folgende Aufgaben:

• Er beurteilt die Ausgestaltung des Rechnungswesens.
  
• Er macht sich ein Bild von der Wirksamkeit der externen Revision und der internen Kontrolle. Er beurteilt das Zusammenwirken von externer und interner Revision sowie die Leistung und Entschädigung der externen Revisionsstelle.
• Er beurteilt die Wirksamkeit des Risikomanagements.
  
• Er überprüft die finanzielle Berichterstattung an die Aktionäre und an das Publikum.
  
• Er erteilt Aufträge an die interne Revision. Aufgrund von Erkenntnissen aus diesen Arbeiten erteilt er, fallbezogen, Aufträge an die Geschäftsleitung.

Im Geschäftsjahr fanden drei Sitzungen statt, an denen die externe Revision, die interne Revision sowie der CEO und die CFO teilgenom­men haben. Zu den Sitzungen können bei Bedarf weitere Mitglieder des Verwaltungsrats oder der Geschäftsleitung oder auch Fachspezialisten zugezogen werden. Das Audit Committee rapportiert an jeder Verwaltungsratssitzung über die Aktivitäten und gibt Vorschläge sowie Empfehlungen ab. 

Technology Committee

Dieser Ausschuss unterstützt den Gesamtverwaltungsrat in technolo­gischer Hinsicht. Der Ausschuss behandelt insbesondere folgende Auf­gaben:

• Er verfolgt die internationale Entwicklung im technologischen Bereich und beurteilt die sich abzeichnenden Trends hinsichtlich ihrer Relevanz für Comet.
• Er beurteilt die internen Aktivitäten im Bereich Forschung und Entwicklung.
• Er sorgt dafür, dass das Unternehmen mindestens einmal jährlich einen Technologietag oder eine gleichwertige Veranstaltung durchführt.

Der Ausschuss tagt, so oft es die Geschäfte erfordern. Im Geschäftsjahr 2021 wurden insgesamt zwei Sitzungen abgehalten. Die Beurteilung der Entwicklung im technologischen Bereich sowie die eingeleiteten Massnahmen im Bereich Entwicklung wurden im Geschäftsjahr anläss­lich der ordentlichen Verwaltungsratssitzungen wie auch der Aus­schusssitzungen mit den Divisionsleitern regelmässig thematisiert.

Kompetenzenregelung

Dem Verwaltungsrat obliegen die Oberleitung der Gruppe sowie die Überwachung der mit der Geschäftsführung betrauten Personen. Die unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben des Verwaltungsrats ergeben sich aus Art. 716a OR. Die einzelnen Aufgaben und Kompeten­zen des Verwaltungsrats sind in einem Organisations- und Geschäftsreglement der Gesell­schaft festgehalten. Diese umfassen unter anderem die nachfolgenden Punkte:

• Er bestimmt die strategische Ausrichtung des Unternehmens sowie die finanziellen Ziele und legt die dazu nötigen Mittel fest.
• Er legt die Unternehmensziele, die Richtlinien der Geschäftspolitik und die Organisationsstruktur des Unternehmens fest.
• Er genehmigt die rollierenden kurz- und mittelfristigen Finanzplanungen.
• Er entscheidet über den Erwerb und die Veräusserung von Tochtergesellschaften sowie über die Beteiligung an und die Kooperation mit anderen Unternehmen.
• Er entscheidet über den Kauf und Verkauf von Liegenschaften.
• Er ist für die Ernennung und Abberufung von Mitgliedern der Gruppenleitung und den Leitern der Tochtergesellschaften zuständig und übt die Aufsicht und Kontrolle über deren Tätigkeit aus.

Der Verwaltungsrat hat die operative Geschäftsführung vollumfänglich an den CEO und die Geschäftsleitung übertragen, soweit nicht das Ge­setz, die Statuten oder das Organisationsreglement etwas anderes vorsehen. Diese verfügen über die notwendigen Kompetenzen zur Umsetzung der Geschäftspolitik im Rahmen der vom Verwaltungsrat festgelegten Vorgaben. Der CEO hat insbesondere die folgenden Kompetenzen: 

• Er leitet die Gruppe, setzt die strategischen Vorgaben und Entscheidungen des Verwaltungsrats um und stellt die zeit- und sachgerechte Information an den Verwaltungsrat sicher.
• Er erarbeitet Unternehmensziele im Rahmen der Vorgaben des Verwaltungsrats und unterbreitet Vorschläge für die rollierenden Forecasts sowie die strategische Mehrjahresplanung.
• Er stellt Anträge und bereitet die im Verwaltungsrat zu behandelnden Geschäfte vor. Zudem ist er für den Vollzug der Beschlüsse verantwortlich.
• Er implementiert ein internes Kontroll- und Managementinformationssystem nach den Vorgaben des Verwaltungsrats.
• Er überprüft regelmässig die Geschäftsrisiken und etabliert dafür ein vom Verwaltungsrat zu genehmigendes Risikomanagement.
• Er überprüft regelmässig die Erreichung der finanziellen und strategischen Ziele sowie die Liquidität der Gruppe.
• Die Mitglieder der Gruppenleitung unterstehen dem CEO.

Instrumente zur Informationsbeschaffung und zur Kontrolle gegenüber der Geschäftsleitung

Der Präsident des Verwaltungsrats kann an den Sitzungen der Ge­schäftsleitung teilnehmen und erhält alle Protokolle der Sitzungen. Zu­dem lässt sich der Verwaltungsrat regelmässig anlässlich seiner Sitzun­gen über den Geschäftsgang durch die Geschäftsleitung informieren. Bei ausserordentlichen Ereignissen orientiert die Geschäftsleitung den Verwaltungsrat unverzüglich. Der CEO und der CFO nehmen an allen ordentlichen Sitzungen des Verwaltungsrats teil. Mindestens ein- bis zweimal jährlich erstatten zudem die übrigen Mitglieder der Geschäfts­leitung dem Verwaltungsrat anlässlich seiner Sitzungen Bericht über ih­ren Geschäftsbereich.

Managementinformationssystem

Eine monatliche finanzielle Berichterstattung durch die Geschäftslei­tung über den laufenden Geschäftsgang sowie die wichtigen Ge­schäftsvorfälle stellt dem gesamten Verwaltungsrat die notwendigen Informationen zur Verfügung, damit er seine Funktionen pflichtgemäss wahrnehmen kann. Das standardisierte Reporting der Comet besteht aus der konsolidierten Bilanz, der Erfolgs- und Geld­flussrechnung nach IFRS sowie aus einem ausführlichen Managementre­porting. Nebst dem konsolidierten Monatsabschluss mit umfangreichen Bilanz- und Erfolgsrechnungskennzahlen werden zusätzliche Angaben wie Auftragseingang und -bestand, Personalbestände, Zahlungsaus­stände usw. im Managementreporting in Form von Kennzahlen und Grafiken dargestellt und kommentiert. Diese Angaben werden nach Di­visionen und als konsolidierte Ergebnisse der Gruppe dargestellt sowie mit dem Vorjahr und dem rollierenden Forecast verglichen. Über die Erkenntnisse und die daraus abzuleitenden Massnahmen berät die Geschäftsleitung monatlich. Sämtliche Monatsabschlüsse werden dem Verwaltungsrat zugestellt, der diese an seinen Sitzungen bespricht. Im Sinne eines langfristigen Führungsinstruments wird in jährlichen Ab­ständen eine rollierende Mehrjahresplanung über die jeweils nächsten drei Jahre erstellt. Zudem erstellt das Management quartalsweise ei­nen rollierenden Forecast über die jeweils nächsten fünf Quartale. Diese vorwärtsorientierten Führungsinstrumente, die ausführlich kom­mentiert und mit Grafiken dokumentiert werden, erlauben es dem Ver­waltungsrat, den finanziellen Erfolg der gewählten Strategie laufend zu überprüfen und, daraus abgeleitet, bei Bedarf die notwendigen Massnahmen zu ergreifen.

Interne Revision

Die Funktion interne Revision erbringt objektive und effektive, auf Mehrwert ausgerichtete Prüfungsleistungen durch ein systematisches und strukturiertes Vorgehen. Sie unterstützt das Management bei der Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften, bei der Überwachung von Risiken und der Erhöhung der Effizienz und Effektivität des internen Kontrollsystems sowie der Steuerungsprozesse.

Der interne Revisor berichtet direkt an das Audit Committee des Ver­waltungsrats, und zwar zweimal pro Jahr oder nach Bedarf. Nach jeder abgeschlossenen Prüfung wird ein Revisionsbericht erstellt und in der Geschäftsleitung und mit den zuständigen Sach- oder Länderverant­wortlichen bzw. den durch den Audit direkt betroffenen Personen zwecks Umsetzung der geplanten Massnahmen besprochen. Der inter­ne Revisor erstellt danach einen abschliessenden Revisionsbericht mit einem entsprechenden Massnahmenplan zuhanden des Verwaltungs­rats. Das Reporting richtet sich nach den Prüfzielen, welche durch den Verwaltungsrat jedes Jahr festgelegt werden. Die Koordination sowie Kooperation zwischen der internen Revisionsstelle sowie der externen Revisionsstelle und auch die Zuteilung der Verantwortlichkeiten wurde schriftlich festgelegt und durch den Verwaltungsrat genehmigt.

Die interne Revision wurde seit 2006 bis Ende 2021 im Mandatsverhältnis von Herrn Ro­bert Kruijswijk, Schweiz, wahrgenommen. Die Entschädigung wurde nach dem Umfang der erbrachten Dienstleistungen festgelegt. Im Geschäfts­jahr 2021 hat Robert Kruijswijk verschiedene Prüfungen an mehreren Stand­orten durchgeführt. Die nachfolgenden internen Revisionen wurden durchgeführt:

• Produktion IXM, Flamatt, Schweiz
• Produktion PCT, Flamatt, Schweiz
• Verträge ebeam Spin-off
• Forschung und Entwicklung und Life-Cycle-Management IXM
• Forschung und Entwicklung und Life-Cycle-Management PCT
• Central Services, Yxlon, Hamburg, Deutschland

Comet hat per 1. Januar 2022 die interne Revision im Rahmen eines Internal-Audit-Outsourcing-Agreement an die KPMG AG (Schweiz) übertragen. Funktionell rapportiert die interne Revision an das Audit Committee, für administrative Angelegenheiten an den CFO. Die Entschädigung bestimmt sich nach dem Umfang der erbrachten Dienstleistungen gemäss unterzeichneter Vereinbarung und wurde durch das Audit Committee genehmigt.

Risikomanagementsystem

Das Risikomanagement umfasst die jährliche Überprüfung der Strate­gie durch den Verwaltungsrat, die Überprüfung der Versicherungsde­ckung, eine Beurteilung der generellen Geschäftsrisiken sowie der we­sentlichen Bilanzpositionen durch die Geschäftsleitung. Der Umgang mit Risiken ist in einer durch den Verwaltungsrat verabschiedeten Risi­kostrategie beschrieben und in einer entsprechenden Richtlinie zur Aus­führung durch die Geschäftsleitung festgelegt worden. Die wesentlichen Risiken in den einzelnen Ge­schäfts- und Fachbereichen werden in vierteljährlichen Workshops identifiziert und in einer Risikomatrix systematisch erfasst. Die Bewertung erfolgt einerseits durch eine Risikokennzahl, welche die Eintretenswahrschein­lichkeit und das Schadenspotenzial beurteilt, sowie andererseits durch die Berechnung eines absoluten Finanzrisikopotenzials. Für die als wichtig eingestuften Risiken werden Massnahmenpläne definiert, wel­che die Eintretenswahrscheinlichkeit und/oder ein mögliches Schaden­spotenzial minimieren sollen. Die Geschäftsleitung der Gruppe beurteilt regelmässig die Wirksamkeit der eingeleiteten Massnahmen und entscheidet über eine allfällige Aktualisierung des Risikoportfolios. Neu erkannte Risiken werden in das Portfolio aufgenommen und Mass­nahmenpläne zu diesen neuen Risiken werden definiert. Das Audit Committee des Verwaltungsrats wird anlässlich seiner Sitzungen jeweils durch ein separates Reporting über die aktuelle Risikobeurteilung informiert.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Comet verfügt über ein Internes Kontrollsystem (IKS) zur Sicherstellung einer verlässlichen internen und externen Finanzberichterstattung und um falsche Informationen sowie Fehler in Geschäftstransaktionen zu verhindern. Das IKS stellt alle notwendigen Prozesse und Kontrollen bereit, um Risiken hinsichtlich der Qualität der finanziellen Berichterstattung zu identifizieren und zeitnahe zu adressieren. Jährlich erfolgt eine Prüfung des implementierten IKS hinsichtlich der Existenz der Prozesse und Kontrollen durch die externe Revisionsstelle.

Im Berichtsjahr hat Comet das implementierte IKS wo notwendig weiter ausgebaut, geschult und dokumentiert. Das IKS ist auf allen Stufen des Unternehmens sowie an allen grösseren Standorten umge­setzt. Die signifikanten Risiken und Kontrollen stimmen mit der Zielsetzung und den Qualitätsanforderungen des Verwaltungsrats überein. Die für das IKS verantwortlichen Mitarbeitenden wurden innerhalb der Gruppe bestimmt, Mitarbeitende wurden geschult und die Kontrollaufgaben wurden klar zugeteilt. Die Kontrollen sind in den betreffenden Prozessen integriert und werden periodisch auf ihre Effektivität, Logik und Effizienz geprüft. Die Einführung eines einheitlichen, systematischen Prozesses für die Aufdeckung von Risiken und deren Bewertung hat die Verlässlichkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung sowie die Aktualität und Zuverlässigkeit der finanziellen Berichterstattung erhöht.